Переход на цифру

СЭД сильно упрощает процесс работы с документацией и вовлекает в него максимальное количество сотрудников

Большая часть банков уже перешла на систему электронного документооборота. Причины понятны – это экономит время и позволяет сделать делопроизводство прозрачным для руководства, а также даёт возможность контролировать все рабочие процессы. Пожалуй, единственным минусом является сложный и трудоёмкий процесс внедрения новых систем, но в конечном итоге переход на электронные носители с бумаги позволяет сэкономить большое количество средств.

Затраты, на которые стоит идти

Прогресс идёт вперёд, а вместе с ним и автоматизация предприятий. Постоянно внедряются новые технологии, чтобы ускорить и упростить процесс производства. Для банков, которые предлагают финансовые услуги, шаг вперёд – это перенос данных с аналоговых носителей на цифровые.

Последнее время всё больше предприятий финансовой сферы переходят на электронный документооборот. Хотя принять решение о переходе на СЭД бывает непросто. Связано это и с тем, что на начальной стадии требуются определённые затраты, которые не окупятся за счёт основной деятельности организации, поскольку напрямую СЭД продажи не увеличивает. "Разумеется, внедрение ЭДО сопряжено с определёнными расходами – прежде всего на приобретение лицензий ПО, на оплату услуг интегратора, на техническую поддержку и сопровождение системы", – уточняет вице-президент, заместитель директора операционного департамента ВТБ24 Валерий Мендус.

Каждый документ может быть зарегистрирован только один раз, в системе вообще нет повторяющихся элементов, а найти необходимую информацию можно за несколько секунд. Это упрощает делопроизводство и сокращает объёмы документов за счёт отсутствия лишних дубликатов. Хотя каждый документ и существует в единственном экземпляре, он может обрабатываться несколькими сотрудниками с разных точек доступа, т.е. работа с информацией проходит более оперативно и все данные находятся в движении. При этом можно легко отследить, кем и когда редактировался каждый документ.

Выгода при использовании СЭД становится очевидной достаточно быстро. "Экономическая эффективность решений на базе системы ЭДО (электронного документооборота) – один из ключевых параметров, характеризующих успешность проекта внедрения. Если мы говорим об электронном архиве документов, то экономия достигается за счёт снижения расходов на бумагу, картриджи, копировальную технику, логистические процедуры, также за счёт повышения эффективности работы сотрудников, которые тратят меньше времени на поиск и получение нужных документов.

Сокращаются и издержки, связанные с потерей документов. Автоматизация работы собственного хранилища бумажных документов поможет сэкономить на услугах аутсорсинговых компаний", – рассказывает о преимуществах СЭД Валерий Мендус (ВТБ24).

Государство активно поддерживает внедрение СЭД в банковской сфере, издавая соответствующие нормативно-правовые акты, например, Приказ ФНС России от 12.12.2006 г.

№ САЭ-3-13/848@ "О проведении опытной эксплуатации унифицированной системы приёма, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчётности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи". Но, с другой стороны, ЦБ РФ может ограничить банки в выборе способа хранения документов. "Любой банк подчиняется регулятору в лице Банка России.

Наличие чётких указаний регулятора, с одной стороны, упрощает формализацию банковских процессов, с другой стороны – указания могут ограничивать кредитную организацию в свободе выбора варианта хранения определенных видов документов только на электронном носителе, без бумажного оригинала, – рассказывает Валерий Мендус (ВТБ24). – Для нашего банка это, в первую очередь, касается клиентских договоров, заключённых в бумажном виде. С появлением определенных нововведений в законодательстве банк стремится сократить объём новых договоров, заключённых на бумаге".

Справедливости ради, стоит отметить, что избавиться от обилия бумаг стремится не только ВТБ24, но и другие участники рынка. За годы работы в банках накапливаются архивы бумажных документов, которые нужно где-то хранить, вместе с тем они занимают много места, а поиски информации в них могут быть очень трудоёмкими и затратными по времени. "Использование в нашем банке системы ЭДО началось в 2009 году. Первой задачей, которую ВТБ24 собирался решить с помощью системы электронного документооборота, стала задача управления архивом бумажных документов – клиентских досье. Задача возникла в связи с запуском в эксплуатацию собственного центра хранения документов и отсутствием в банке соответствующих технологий для управления хранением огромного количества бумажных досье с ежедневным приростом до 30 тыс. единиц", – вспоминает о первых шагах по внедрению СЭД Валерий Мендус (ВТБ24).

Процесс внедрения

При внедрении СЭД нужно учитывать, что для правильного функционирования системы нужны собственные специалисты. В связи с этим возникает необходимость в дополнительном обучении сотрудников ИТ-подразделения, плюс к этому внедрение системы связано с определёнными рисками, и не только экономическими. Вообще, работе с системой необходимо обучать весь персонал, поскольку нужно максимально исключить человеческий фактор. При вводе СЭД доступ к редактированию бумаг появляется у большого количества людей и очень важно, чтобы каждый сотрудник грамотно вводил данные.

Переход на электронный документооборот должен осуществляться постепенно, нельзя оптимизировать все процессы сразу, для сотрудников это будет большим стрессом. Но даже при постепенном переходе необходимость в адаптации к новым технологиям воспринимается персоналом негативно. Сопротивление может выражаться в саботировании работы в новой системе документооборота, признают банкиры. Чтобы этого избежать, департамент контроля должен требовать отчёта от сотрудников о проделанной работе, а стимулом к своевременному выполнению задач должны стать бонусы.

В связи со всеми этими аспектами, достаточно сложно убедить руководство в том, что СЭД-проекты необходимы. Важно, чтобы руководитель осознавал, что это не просто новая программа, а совершенно новый принцип работы компании. И что система электронного документооборота, в случае её правильного внедрения и использования, позволяет гораздо лучше контролировать все процессы, происходящие в банке.

Сейчас при внедрении СЭД уже на первом этапе сокращается объём бумажного документооборота, создаётся единая база документов, в том числе нормативно-правовых, и единый архив по клиентской базе. На этой стадии снижается человеческий фактор, появляется формализованный процесс согласования бумаг и возможность быстрого поиска необходимых документов. "За 6 лет система ЭДО существенно эволюционировала, охватив более 10 функциональных блоков, в том числе электронные архивы документов по валютным сделкам и запросам государственных органов, электронный архив паспортов клиентов – физических лиц, архив электронных документов по проблемным кредитным сделкам, зарплатным проектам и договорам эквайринга. Отдельно стоит отметить автоматизацию с помощью СЭД бизнес-процессов согласования распоряжений на оплату по хозяйственным договорам и самих договоров. С системой активно работают несколько тысяч человек, а получить по запросу отсканированный образ клиентского досье может практически любой из 30 тыс. сотрудников банка", – делится опытом Валерий Мендус (ВТБ24).

На втором этапе создается единая информационная система, которая поддерживает интеграцию новых документов с уже существующими в банке системами.

Что касается эффективности работы с СЭД и его окупаемости, то тут речь идёт не только об экономической стороне вопроса. Конечно, затраты на курьеров, канцелярию, кадры, которые занимались ручными аспектами делопроизводства, бумагу и копировальное оборудование сократятся до минимума. Но основной эффект выражается не только в деньгах, но и в качественных изменениях внутри компании и в снижении рисков, например, недопущение риска просрочки согласования и заключения договоров, а также других, не менее существенных рисков. Поэтому нет ничего удивительного в том, что даже банки, первоначально скептически относившиеся к этому новшеству, постепенно начинают приобщаться к электронному документообороту. В конце концов, как не раз отмечали в последнее время специалисты, современный банк – это ИТ-компания, оказывающая клиентам финансовые услуги, и её работа немыслима без автоматизации, в том числе и работы с документацией.

Мнение эксперта

Алексей САБАНОВ, заместитель генерального директора компании "Аладдин Р.Д."

"Юридическая сила" (ЮС) документа означает, что он способен влиять на правовые отношения и порождать правовые последствия. ЮС электронному документу (ЭД) придают обязательные реквизиты, идентификация издателя и автора электронной подписи (ЭП), подтверждение полномочий автора ЭП, подлинность и аутентичность ЭД. "Юридическая значимость" (ЮЗ) применительно к ЭД появилась благодаря развитию ИТ и появлению ЭДО, при этом ЮС и ЮЗ – совсем разные понятия.

Разделим ЭДО банка на 3 типа: внутренний (обмен ЭД между сотрудниками), клиентский (сотрудники – клиенты) и "федеральный" (банки – госорганы). Основная задача – создание единого пространства доверия ЮС (ЕПДЮС).

Внутренний ЭДО: ЕПДЮС может быть введено внутренним распоряжением банка. Локальная замкнутая сеть может стать основой ЕПДЮС. Если доменная структура развёрнута, то согласно 63-ФЗ, может быть использована простая ЭП, формируемая, например, встроенным CA в составе сервера Microsoft.

Клиентский ЭДО: в корпоративных системах 63-ФЗ допускает применение усиленной ЭП. Крупные банки разворачивают сертифицированный удостоверяющий центр (СУЦ). Для идентификации и аутентификации клиентов, а также снижения рисков компрометации закрытых ключей аутентификации и ЭП рекомендуем выдавать клиентам ключевые носители JaCarta наряду с применением системы управления для автоматизированной смены ключей и учёта выданных СКЗИ.

"Федеральный" ЭДО: согласно 63-ФЗ и 210-ФЗ, необходимо применение усиленной квалифицированной ЭП, что обязательно требует разворачивания СУЦ с последующей аккредитацией в Минкомсвязи или использования стороннего аккредитованного УЦ.