Системы электронного документооборота: критерии выбора

Сегодня объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России растет чрезвычайно быстрыми темпами. Во многом это объясняется тем, что и государственные учреждения, и коммерческие компании хотят получить реальную отдачу от многолетних инвестиций в свою информационную инфраструктуру. Использование системы электронного документооборота позволяет существенно повысить эффективность выполнения важных управленческих процедур при минимальных финансовых и временных затратах. Поэтому все больше и больше заказчиков переходит к широкому промышленному внедрению СЭД. Как и прогнозировал Росбизнесконсалтинг в своем прошлогоднем аналитическом отчете "Рынок систем электронного документооборота", рост в этой отрасли составил 90-130%.

Более 80% информационных ресурсов предприятий сосредоточено в документах, поэтому стремление компаний к максимальной автоматизации типовых рабочих процессов (таких как документооборот) более чем справедливо. Развертывание систем электронного документооборота (СЭД) стало важным условием повышения эффективности труда для тех, кто принимает решения и контролируют их исполнение -- руководителей организаций. СЭД -- это ключевая технология менеджмента, позволяющая оформлять управленческие решения, доводить их до исполнителей и контролировать ход выполнения работ на всех этапах.

До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась как прерогатива делопроизводственных служб. Однако в последнее десятилетие прогресс в области интеграции ИТ в офисную жизнь изменил ситуацию. Значение внедрения СЭД сложно переоценить, однако на этом пути скрывается немало "подводных камней".

Проблемы внедрения

Руководство должно видеть в ИТ стратегический ресурс компании. Однако на практике глобальной проблемой, с которой приходится сталкиваться, является стремление сэкономить на внедрении ИТ, а именно на той его части, которая сводится к предварительному анализу происходящих на предприятии бизнес-процессов. Актуальность аудита информационных рисков и консалтинга сегодня связана не только с внедрением систем электронного документооборота и с желанием упорядочить процессы управления документами. Существуют и другие причины. В их числе: ужесточение законодательно-нормативных требований к делопроизводству как в государственном, так и в частном секторах экономики; трудности с составлением номенклатуры дел; несовершенство процессов управления документами; проблемы с определением сроков их хранения.

При внедрении СЭД отмечаются и другие типичные ошибки:

• непроработанная организационная составляющая;

• отсутствие предварительного обследования;

• разработка системы собственными силами;

• отсутствие предварительной, пилотной эксплуатации;

• недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД;

• низкий уровень обучения сотрудников.

  Организационные проблемы связаны, в первую очередь, с человеческим фактором:

• недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой,

• низким уровнем технических знаний,

• ошибочным или неполным определением задач при внедрении решения.

  Актуальность СЭД

  С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем повышения эффективности работы управленческого аппарата считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.

  Критерии выбора СЭД:

  1) Поддержка полного жизненного цикла документа. Система электронного документооборота должна поддерживать весь жизненный цикл документов, включая подготовку, согласование и визирование их проектов, публикацию электронных документов, организацию архивного хранения документов с доступом к электронным архивам. Один и тот же документ в разные периоды своего жизненного цикла может существовать в электронном и бумажном видах. Поэтому СЭД призвана обеспечивать управление как теми, так и другими.

  2) Корпоративный документооборот в системе территориально-распределенных предприятий. Оптимальная система корпоративного документооборота сочетает сквозной контроль за документационной деятельностью в корпоративной структуре с автономностью управленческих процессов в самостоятельных подразделениях. Благодаря этому повышается скорость принятия решений и их исполнения, руководители получают возможность реально управлять работой с документами в компьютерной сети предприятия.

  Компания-производитель СЭД

  В условиях растущего спроса все большее число ИТ-компаний -- независимо от уровня своих реальных возможностей -- позиционирует себя как разработчика систем электронного документооборота. Однако многие из них имеют лишь единичные внедрения.

  При выборе поставщика СЭД необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

• деловая репутация компании (срок работы на рынке, оценка партнерского состава, круга клиентов, отзывы о деятельности и др.);

• проведение предварительного анализа рисков (включая аудит и консалтинг);

• сервисы, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе.

  Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. А вот услуги по установке и настройке системы являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

  Пилотный проект

  После выбора компании-поставщика необходимо отработать те бизнес-процессы, которые намечено автоматизировать, провести тестирование решения в работе, выявить все недостатки и т.д. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам. Согласно мнению разработчиков, этот этап внедрения является ключевым, поскольку в его ходе можно получить ту информацию, которую не выявили в ходе предпроектного, информационного обследования.

  Обучение персонала

  При развертывании СЭД самое пристальное внимание следует также уделять вопросам обучения сотрудников. Оно должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Со стороны руководства организации необходимо четкое понимание: создание СЭД достаточно длительный проект, развитие и поддержка системы будет требовать постоянного вложения средств. К сожалению, на специальной подготовке персонала принято экономить, ошибочно полагая, что достаточно обучить одного человека, а он затем передаст свои знания всем остальным.

  Владимир Эдуардович Баласанян, генеральный директор ИТ-компании "Электронные Офисные Системы". Компания, участвующая в проекте электронного документооборота, не вправе ограничиться разработкой и/или вводом в действие конкретного программного продукта с определенной функциональностью для обслуживания электронного контура документооборота. Она должна обеспечить полный комплекс услуг по созданию и быстрому развитию единой технологии работы с бумажными и электронными документами. При этом поставщик решения призван обеспечить одновременно и развитие функциональности продуктовой линейки с соблюдением преемственности версий и взаимосвязи продуктов, и сопровождение огромного количества установок на большой территории. Все это требует значительных инвестиций в расширение бизнеса.

  Безопасность и надежность СЭД

  Сегодня, когда информация становится ценным товаром, пренебрегать ее защитой в системах электронного документооборота -- по меньшей мере рискованно. Прежде всего, стоит уделить внимание вопросу персонализированного доступа к информационной системе компании. Понятно, что примитивная парольная защита не способна гарантировать требуемый уровень безопасности, в связи с чем прогрессивные разработчики СЭД давно и успешно используют в своих решениях технологии двухфакторной аутентификации на основе электронных ключей -- токенов (USB-устройств или смарт-карт).

  Важной задачей повышения уровня информационной безопасности в СЭД является организация защиты критически важных данных предприятий-заказчиков от несанкционированного доступа. Использование строгой двухфакторной аутентификации в системах документооборота позволяет не только контролировать действия пользователей в сети, но и -- в случае инцидента -- вычислять виновного в рамках служебного расследования, имея достаточную доказательную базу.

  Электронные ключи нового поколения (например, eToken PRO), помимо указанного функционала, способны обеспечить надежное хранение ключевой информации, используемой при работе с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Закрытые ключи ЭЦП хранятся в защищенной памяти USB-устройства или смарт-карты и не могут быть извлечены из нее, что существенно снижает риск компрометации.

  При развертывании защищенной СЭД обязательным условием является криптографическая защита конфиденциальной информации, хранящейся в базе данных и на рабочих станциях пользователей. Более того, система защищенного документооборота должна предусматривать возможность запуска процессов зашифрования и расшифровывания только пользователями, располагающими электронными ключами и знающими их PIN-коды.

  Применение указанных технологий позволяет создать в корпоративной сетевой инфраструктуре защищенный контур делопроизводственного процесса, обработки и хранения документов. При этом полностью сохраняется функциональная оснащенность системы и ее прозрачность для доверенных пользователей.

  Ближайшие перспективы

  Еще пару лет назад корпоративные заказчики решали преимущественно задачи организации документооборота в центральных офисах. Сегодня приоритетным направлением является построение систем, охватывающих территориально распределенные структуры, требующие особого внимания с точки зрения защиты электронного документооборота. Именно поэтому на ближайшее время можно прогнозировать активное развитие этого рынка. Ведь управление деятельностью крупных организаций, имеющих филиальную структуру, становится актуальной задачей в условиях жесткой рыночной конкуренции и возрастающей ценности коммерческой информации организаций.